Was bietet Therefore™?

Aktenverwaltung

Dokumente und Prozesse können oft als Gruppe von Dokumenten zusammengefasst werden, als eine Akte. Diese sorgt dafür, dass man einen Überblick über die Vielfalt der Dokumente bewahrt. Eine Akte kann sich zum Beispiel aus verschiedenen Kategorien zusammensetzen: Warenbestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen. Alle gehören zusammen und erzählen nur gemeinsam die ganze Geschichte hinter der Akte.

 

Arbeiten im Team

Zentraler Zugriff auf Informationen: Anstatt Dokumente per E-Mail hin und her zu schicken, können alle Teammitglieder auf die aktuellsten Informationen im zentralen Speichersystem zugreifen.

 

Versionierung und Verlauf: Checkout-Funktionen stellen sicher, dass nicht mehrere Versionen eines Dokuments gleichzeitig erstellt werden. Benutzer können ausserdem Check-in-Kommentare hinzufügen, um Mitarbeiter über die Änderungen an einem Dokument zu informieren. Es bleiben dabei alle Versionen eines Dokuments erhalten, falls man auf eine ältere Version zugreifen möchte.

 

PDF-Anmerkungen: Eine Vermerkregisterkarte ermöglicht ein einfaches Suchen und Hinzufügen von Anmerkungen Ihrer PDF-Dokumente.

 

Optionen für den mobilen Zugriff: Auch wenn sich Kollegen gerade nicht im Büro befinden, können Sie trotzdem auf die Information zugreifen, an Workflows teilnehmen und den Verlauf von Dokumenten ansehen.

 

Aufgaben stellen: Erstellen Sie ganz einfach und schnell Aufgaben mit Beschreibungen und Fristen.

 

Nachvollziehbare Bewilligungs-Workflows: Automatisieren Sie ihre Bewilligungsprozesse, um diese rasch auszuführen und dabei gleichzeitig einen Überblick zu behalten. Damit wissen Sie jederzeit, an welcher Stelle sich Ihr Dokument im Prozess befindet.

Archivierung von Daten

Die Therefore™ Informationsmanagement-Software erlaubt das digitale und sichere Archivieren von Dokumenten. Ausserdem werden diese nach Ablauf der gesetzlich festgelegten Aufbewahrungszeit gelöscht. Dokumente können auch eingescannt, automatisch gespeichert und indexiert werden. Sobald sich das Dokument im System befindet, kann es der zuständigen Kollegin zur Prüfung und Validierung elektronisch übermittelt werden. Dies geschieht ganz automatisch mit dem integrierten Workflow-Modul.

 

Kosten senken: Wenn Dokumente elektronisch gespeichert werden, können Unternehmen sowohl Kopier- und Lagerkosten, als auch Fehler durch manuelles Indexieren reduzieren.

 

Schnelleres Verarbeiten: Workflows leiten Dokumente automatisch zum zuständigen Mitarbeiter weiter. Aufgaben/Termine hängen daher nicht vom Erinnerungsvermögen des einzelnen Mitarbeiters ab. Aktivitäten, die nicht zeitgerecht bearbeitet werden, können an eine entsprechende Eskalationsstelle weitergeleitet werden und Mitarbeiter können mit einem automatischen E-Mail an Fristen erinnert werden.

 

Mobiler Zugang: Gespeicherte Dokumente können mit der Therefore™ Mobile App unterwegs aufgerufen, gelesen und bearbeitet werden.

 

Gesetzeskonformes Archivieren: Bewahren Sie alle Ihre Dokumenten auf, halten Sie sich an gesetzliche Standards und löschen Sie Dokumente, wenn die Frist der Aufbewahrungszeit abgelaufen ist.

Business Analytics

Nutzen Sie die Informationen, die für Sie am wichtigsten sind, wie zum Beispiel bei Verkaufsberichten; die durchschnittliche Bearbeitungszeit von Rechnungen, bei Workflowstatistiken; die Anzahl von bearbeiteten Rechnungen pro Woche oder Monat oder aber auch wie viele Aktivitäten abgeschlossen wurden. Um Zeit zu sparen kann man Berichte so konfigurieren, dass sie zu einer bestimmten Zeit erstellt werden. Diese werden dann an den jeweiligen Benutzer automatisch per E-Mail geschickt.

 

 

Die Integration mit Microsoft Power BI: Power BI ist eine von Microsoft entwickelte Plattform, die Daten sammelt und analysiert. Sie bietet eine dynamische Ansicht der Daten, die auf einer modernen und interaktiven Plattform dargestellt werden. Mit Power BI können Nutzer ein analytisches Dashboard erstellen, mit der Möglichkeit, jederzeit spontan Änderungen vorzunehmen und nach eigenem Bedürfnis zu ordnen.

 

Cloud

Kein Server vorhanden? Kein Problem! Mit Therefore™ Online haben Sie alle Vorteile eines Informationsmanagementsystem, ohne sich mit den Kosten für die Anschaffung und Erhaltung eines Servers herumzuplagen.

  • Überschaubare monatliche Kosten
  • Eine flexible Nutzerlizenz
  • Vollen Support und Zugang zur neuesten Version
  • Einen sicheren Host
  • Schnellen Einsatz und leichte Konfiguration
  • Die volle Bandbreite von Therefore™-Features: Workflow, Capture Client, Archivierung, Mobile App
  • Die gleiche benutzerfreundliche Oberfläche wie bei einer Vor-Ort-Plattform
  • Verfügbarkeit in vielen Ländern der Welt: In Europa, Asien, Australien und den USA.

Datenerfassung

Papierdokumente
Papierdokumente können eingescannt und bestimmt werden. Sogar grosse Mengen von Dokumenten können mit Hilfe der Barcode- oder Zonen-OCR-Erkennung leicht importiert und indexiert werden. Für anspruchsvolleres Scannen integrieren wir gerne die Scanlösungen von IRIS oder Kofax.

 

Mutlifunktionsdrucker
Es ist auch möglich, mit dem Multifunktionsdrucker Dokumente direkt in Therefore™ zu scannen. Unsere Applikation ist ein grossartiger Begleiter für Ihr Therefore™ -System. Weitere Indexdaten können von einer Drittanbieterdatenbank bezogen werden, um die Zuordnung von Dokumenten schneller und leichter zu machen.

 

Elektronischer Dokumentenimport
Wenn Sie bereits elektronische Informationen haben, ist es sehr leicht, diese entweder mit dem Document Loader, oder dem Content Connector in das Therefore™-System zu importieren. Kontaktieren Sie uns heute noch um herauszufinden, wie Sie Therefore™ nutzen, um Ihre Informationen für Sie arbeiten zu lassen. 

Datensicherheit

Das Herzstück der Therefore™-Software ist die gewährleistete Datensicherheit Ihrer Dokumente. Wir bieten mehrere Features an, um Ihre Informationen vor unautorisiertem Zugriff und Veränderungen zu schützen. Zusätzlich werden Sicherheitskopien gemacht, die vollständig rückverfolgbar sind.

  • Elektronische Signaturen von Drittanbietersoftwares können ebenfalls hinzugefügt werden, um Ihre Dokumente einfach, fortgeschritten oder qualifiziert digital zu unterschreiben.
  • Dokumente werden zu Primär- und Backup-Storage verschoben. Sie werden nie in der Datenbank verwahrt.
  • Die Konfiguration von Speichermedien und Speicherrichtlinien ist einfach und schnell. Migrationszeitpläne können erstellt werden, um Dokumente zu diesen Medien zu verschieben.
  • Systemberechtigungen stellen sicher, dass nur autorisierte Benutzer Zugang auf das System haben.
  • Die Sicherheit ist auch ausserhalb des Büros gewährleistet. Mit der Mobile App und dem Web Access können Mitarbeiter weiterhin auf Ihre Geschäftsdokumente zugreifen und Ihre Workflows mit kompletter Sicherheit bearbeiten. Dabei müssen sie Ihre Papierdokumente nicht lokal oder ausserhalb des Netzwerkes speichern.
  • Therefore™ Audit-Trail stellt einen gesamten Bericht aller getätigten Aktionen zur Verfügung, wie etwa das Löschen von Dokumenten und Bearbeiten von Workflows. Und es ist auch möglich, detaillierte Berichte über Workflows zu erstellen, um weitere Arbeitsprozesse zu analysieren.

E-Mail

In Therefore™ speichern
E-Mails können schnell und leicht in Therefore™ gespeichert werden. Es ist auch möglich, Profile zu konfigurieren, um besonders wichtige Informationen zu extrahieren, wie etwa den Namen des Senders, den Betreff oder das Datum. E-Mails einer vordefinierten Mailbox, zum Beispiel „Bestellformular“, können automatisch ausfindig gemacht und ohne das Zutun eines Benutzers gespeichert werden. Sobald eine E-Mail in das System gespeichert wurde, kann diese einer Akte oder einem Workflow hinzugefügt werden, um die Effizienz zusätzlich zu verbessern.

  • Microsoft Outlook
  • Microsoft Exchange Server

Elektronische Unterschrift

In dem Dokumente digital unterzeichnet werden, ist das aufwändige Drucken, das postalische Senden und die Wiederbeschaffung unterschriebener Dokumente nicht mehr notwendig.

  • Geringe monatliche Kosten
  • Eine flexible Nutzerlizenz
  • Vollen Support und Zugang zur neuesten Version
  • Einen sicheren Host
  • Schnellen Einsatz und leichte Konfiguration
  • Die volle Bandbreite von Therefore™-Features: Workflow, Capture Client, Archivierung, Mobile App

Integration

Therefore™ kann mit vielen anderen Softwarelösungen integriert werden, um so beide Produkte zu verbessern und Arbeitsprozesse noch effizienter zu erledigen. Hinter diesem starken Integrationspotential steht die Therefore™ API, welche eingesetzt wird, um die Funktionen des Therefore™-Systems zu erweitern. Sie kann ausserdem mit Lösungen anderer Hersteller integriert werden wie:

  • SAP Netweaver™
  • Sage Sesam/50
  • Microsoft Dynamics NAV 2013
  • Microsoft SharePoint®
  • Microsoft Office®
  • Microsoft® Power BI
  • Microsoft Exchange Server
  • die meisten auf Windows basierenden Geschäftsanwendungen
  • PlanetPress®
  • DocuSign®

Mobilität

Indem man ein Dokumentenmanagement-System verwendet, können Mitarbeiter auf Ihre Informationen jederzeit zugreifen, ohne dabei Sicherheit einzubüssen.

  • Finden und sichten Sie Dokumente
  • Machen Sie Fotos und speichern Sie diese mit Hilfe der Mobile-App
  • Bearbeiten Sie Workflow-Aufgaben
  • Aktualisieren Sie Indexdaten
  • Speichern Sie Informationen von Drittanbietern in Therefore™
  • Unterstützung auf Androidgeräten, iPhone, iPad und Tablet
  • Keine zusätzlichen Kosten!

Portal

Mit dem Therefore™ Portal können Ihre Administratoren Ihren Kunden den Zugriff auf ihre Dokumente gewähren. Dabei haben sie bloss einen Lesezugriff. So wird die hohe Dokumentensicherheit bewahrt und gleichzeitig viel Flexibilität angeboten. Das Therefore™ Portal kann in Ihre bereits bestehende Website eingebettet und dabei 
ganz einfach Ihrem Firmenbranding angepasst werden. So ist es etwa kein Problem, Ihr Logo hinzuzufügen oder das Design zu verändern.

  • Gewähren Sie einen unbegrenzten Lesezugriff
  • Stellen Sie Informationen auch externen Benutzern zu Verfügung
  • Behalten Sie den Überblick über alle Benutzer im System
  • Entscheiden Sie, auf welche Informationen der jeweilige Benutzer zugreifen kann
  • Passen Sie das Design Ihrem Firmenbranding an
  • Betten Sie das Portal in Ihre bereits existierende Website ein

 

Workflow

Therefore™ Workflow ermöglicht es Ihnen, Ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Wenn Sie sich von einem physischen, auf Papier basierenden Prozess abwenden und sich für einen optimierten elektronischen Prozess entscheiden, können Sie viel Zeit sparen. Aber das ist erst der Anfang! Sie werden genauer arbeiten, einen besseren Überblick über Dokumente haben, ihren Kundendienst optimieren und Ihre Informationen rascher finden.

  • Workflows können ganz leicht mit der Drag&Drop-Interface designt werden. Kein Programmieren notwendig!
  • Erstellen Sie leicht parallele Workflow-Pfade, Eskallationsrouten, Ausnahmen und mehr.
  • E-Mail-Benachrichtigungen für neue Aufgaben, Aufgaben in Bearbeitung und überfällige Aufgaben.
  • Der Workflow-Verlauf bietet einen Überblick über alle Aktionen.
  • Weisen Sie Workflow-Aufgaben einzelnen Personen oder Gruppen zu
  • Massgeschneiderte Workflows erlauben es Ihnen, Ihre eigenen DLLs zu schreiben
  • Workflows können auf mehrere Dokumente warten, bevor diese weiter verarbeitet werden
  • Workflows können auf einer einzelnen Dokumentenebene, einer Aktenebene oder auf beiden Ebenen erstellt werden

 

 

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